5.การสร้างแผนภูมิด้วยตารางสรุปผลข้อมูล

การสร้างแผนภูมิด้วยตารางสรุปผลข้อมูล

ผู้ใช้สามารถที่จะปรับเปลี่ยนรูปแบบของการวิเคราะห์รายงานมาเป็นการนำเสนอในรูปแบบของแผนภูมิได้อย่างง่ายดายสะดวกและรวดเร็ว ซึ่งสามารถปฏิบัติได้ดังนี้

     1.คลิกเลือกเซลล์ใน PivotTable (ตารางสรุปผลข้อมูล)

     2.คลิกที่แท็บ options (ตัวเลือก) เลือกปุ่มคำสั่ง PivotChart (แทรก PivotChart)

   3.จะปรากฏ Dialog Box  ของ Insert  Chart (แทรกแผนภูมิ) เพื่อเลือกชนิดของแผนภูมิให้เหมาะสมกับข้อมูลในตาราง

   4.คลิกปุ่ม OK

                    

   5.จะปรากฏแผนที่  PivotChart พร้อมกับ  Dialog Box ของ  PivotChart Filter Pane (บนหน้าต่างตัวกรอง PivotChart)

4.การใช้ฟังก์ชันในการคำนวณใน PivotTable

การใช้ฟังก์ชันในการคำนวณใน  PivotTable

     การคำนวณใน PivotTable สามารถหาผลสรุปได้หลายรูปแบบ  เช่น การหาค่าเฉลี่ยการหาค่าสูงสุด การหาค่าต่ำสุด ซึ่งสามารถปฏิบัติได้ดังนี้

     1.คลิกเลือกเซลล์ผลสรุป PivotTable และทำการเลือกเขตข้อมูลหรือย้ายตำแหน่งของ Field ตามต้องการ(ดังภาพ )

     2.คลิกที่แท็บ  Options (ตัวเลือก ) เลือกปุ่มคำสั่ง Field Settings (ตั้งค่าเขตข้อมูล)

     3.คลิกเลือกฟังก์ชั่นตามต้องการ

     4.คลิกที่ปุ่ม OK

3.การจัดรูปแบบรายงาน PivotTable

การจัดรูปแบบรายงาน PivotTable

          ในการจัดรูปแบบรายงานข้อมูลสรุปผลรายงาน PivotTable ในโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010 นั้นทำได้ง่าย สะดวก และรวดเร็วมาก และมีรูปแบบให้เลือกหลายรูปแบบ ซึ่งผู้ใช้สามารถเรียกใช้ได้ทันที วิธีปฏิบัติมีขั้นตอนดังนี้

          1.คลิกเลือกเซลล์ใน Pivot Table (ตารางสรุปผลข้อมูล)

          2.คลิกที่แท็บ Design (ออกแบบ) เลือกปุ่มคำสั่ง PivotTable Styles (ลักษณะจัดรูปแบบรายงาน PivotTable)

         3.จะปรากฏ Dialog Box เพื่อให้เลือกรูปแบบที่ต้องการ 

2.การสร้างตารางสรุปผลข้อมูล

การสร้างตารางสรุปผลข้อมูลเป็นการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อหาผลสรุปของข้อมูลในที่นี้จะสร้างตารางข้อมูลเพื่อใช้อ้างอิงดังนี้

 

 

การสร้างตารางสรุปผลข้อมูลสมารถปฏิบัติได้ดังนี้

1.คลิกเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในตารางข้อมูล

2.คลิกที่แท็บ Insert (แทรก) เลือกปุ่มคำสั่ง PivotTable (ตารางสรุปผลข้อมูล) เลือกคำสั่ง PivotTable

              3.จะปรากฏ Dialog Box ของ Create PivotTable (การสร้าง Pivot Table ) ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

  - Choose the data that you want to analyze (เลือกข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์)

           * Select a table or range (เลือกตารางหรือช่วง)

               - Table/Range                     : ตาราง/ช่วง

           * Use an external data source (ใช้แหล่งข้อมูลภายใน)

               - Choose Connection…      : เลือกการเชื่อมต่อ

               - Connection name             : ชื่อการเชื่อมต่อ

       - Choose where you want the PivotTable report to be placed (เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวางรายงาน  PivotTable)

             * New Worksheet                     : แผ่นงานใหม่

             * Existing Worksheet               : แผ่นงานที่มีอยู่

            * Location                                 : ตำแหน่ง

      4.คลิกที่ปุ่ม OK

      5. จะปรากฏ  Dialog Box เค้าโครงรายงาน PivotTable ให้จัดตำแหน่งของ Field ต่างๆโดยประกอบด้วยพื้นที่ 4 ส่วนคือ Report Filter , Column Labels และ Values โดยให้คลิกลากที่ชื่อกลุ่มของข้อมูล (Field) ไปวางตรงตำแหน่งที่ต้องการ (ดังภาพ)

 

1.ส่วนประกอบหน้าต่างของตารางสรุปผลข้อมูล

เมื่อมีการสร้างตาราง PivotTable จะปรากฏกรอบของการทำงานในหน้าต่าง PivotTable แบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลักๆด้วยกันดังนี้

 

     1.Layout PivotTable (เค้าโครงรายงาน PivotTable) เป็นพื้นที่ในการสร้างรายงานสรุปผลรายงาน PivotTableโดยการเลือกชุดของข้อมูลหน้าต่างทางขวามือ

     2. PivotTable Field List (รายงานเขตข้อมูลของ PivotTable) ซึ่งประกอบด้วย

- Choose fields to add to report       : เลือกเซลล์ข้อมูลเพื่อเพิ่มลงในรายการ

             - Drag fields between areas below  : ลากเซลล์ข้อมูลไป

มาระหว่างพื้นที่ด้านล่าง

    * Report Filter                             : ตัวกรองรายงาน

    * Column Labels                         : ป้ายชื่อคอลัมน์

    * Row Labels                              : ป้ายชื่อแถว

    * Values                                      : ค่า

    * Defer Layout Update               : เลือกเวลาการปรับปรุง

5.การดูข้อมูลก่อนการพิมพ์ (Print Preview)

การดูข้อมูลก่อนการพิมพ์ (Print Preview)

      ก่อนการพิมพ์รายงานออกทางเครื่องพิมพ์ ผู้ใช้ควรดูผลข้อมูลก่อนการสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ โดยข้อมูลที่ปรากฏบนจอภาพจะเหมือนกับที่จะสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ทุกประการทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้ตรวจสอบความถูกต้องและความสวยงามของรายงาน ทั้งยังลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในขณะทำการการพิมพ์จริง ซึ่งสามารถปฏิบัติได้ดังนี้

1.สร้างหรือเปิดสมุดงานที่ต้องการ เลือกแผ่นงานที่ต้องการดูข้อมูลก่อนการพิมพ์

2.คลิกที่ปุ่ม Office Button (ปุ่มออฟฟิศ)

3.คลิกเลือกคำสั่ง Print (พิมพ์) เลือก Print Preview (แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์) หรือ

4.คลิกเลือกที่ปุ่ม  Print Preview (แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์) แบบแถบเครื่องมือด่วนหน้าจอจะปรากกฏดังภาพ

5.คลิกที่ปุ่ม OK

4.การลำดับแผ่นงาน (Sheet) ในการพิมพ์แต่ละหน้า

การลำดับแผ่นงาน (Sheet) ในการพิมพ์แต่ละหน้า

      ผู้ใช้สามารถกำหนดการพิมพ์ข้อมูลในแต่ละหน้าได้ตามต้องการ ซึ่งสามารถปฏิบัติได้ดังนี้

1.คลิกเลือกแผ่นงานที่ต้องการตั้งค่าหน้ากระดาษ จากนั้นคลิกิที่แท็บ Page Layout (เค้าโครงหน้ากระดาษ)

2.คลิกเลือกปุ่มคำสั่ง Size (ขนาด) เลือก More Page Sizes (ขนาดกระดาษเพิ่มเติม) หรือ

3.คลิกที่ปุ่ม Page Setup (ตั้งค่าหน้ากระดาษ) จะปรากฏ Dialog Box ของ Page Setup

4.คลิกเลือกที่แท็บ Sheet (แผ่นงาน)

5.คลิกที่ปุ่ม OK